ปฏิรูประบบห้องสมุดฮาร์วาร์ด ตอนที่ 3/4

Dr Kriengsak Chareonwongsak
Senior Fellow, Harvard Kennedy School , Harvard University
kriengsak@kriengsak.com, kriengsak.com, drdancando.com

การปรับปรุงรูปแบบการบริหารจัดการทางการเงิน ปัจจุบันระบบการบริหารจัดการทางด้านการเงินของห้องสมุดเกี่ยวกับการซื้อวัสดุอุปกรณ์และการให้บริการ ยังเป็นอุปสรรคต่อการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัยเป็นอย่างมาก เพราะฉะนั้น มหาวิทยาลัยจึงควรจัดให้มีการประเมินระบบการบริหารจัดการทางการเงินเกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์ สถานที่ และการให้บริการของห้องสมุดใหม่ โดยเริ่มต้นจากการประเมินระบบการบริหารจัดการทางด้านการเงินของ Harvard Depository ก่อน การเริ่มต้นปรับปรุงที่สถานที่เก็บวัสดุอุปกรณ์นี้ จะทำให้ได้รูปแบบผลลัพธ์ที่เป็นต้นแบบ ซึ่งอาจขยายสู่ความร่วมมือในลักษณะอื่น ๆ ได้

การบริหารจัดการห้องสมุดภายในฮาร์วาร์ดอย่างเป็นองค์รวม หากห้องสมุดแต่ละแห่งแยกกันจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์ แทนที่จะซื้อร่วมกันทั้งมหาวิทยาลัย จะมีผลทำให้ห้องสมุด่อยขาดอำนาจในการต่อรอง จนในที่สุดแล้วจะทำให้ห้องสมุดย่อยแต่ละแห่งเหล่านี้ต้องแบกรับภาระค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป เมื่อเทียบกับสัดส่วนของการให้บริการ ขาดประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรในภาพรวมของห้องสมุดทั้งระบบ ซึ่งความพยายามที่จะให้เป็นมหาวิทยาลัยเชิงเดี่ยว เพื่อเพิ่มพลังอำนาจการต่อรอง และผลักดันให้มีการบริหารทรัพยากรของห้องสมุด นอกเหนือจากขอบเขตการครอบครองของคณะหรือสาขาของตนนี้ จะต้องทำให้ความร่วมมือระหว่างกันของห้องสมุดต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยอาจมีการจัดตั้งสำนักงานที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการจัดซื้อและการให้ใบอนุญาต ตลอดจนทำหน้าที่เจรจาต่อรองกับผู้จัดจำหน่าย เป็นต้น

การร่วมมือใช้ทรัพยากรร่วมกันระหว่างห้องสมุด ร่วมกันปรับปรุงระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อทำให้การปฏิบัติงานร่วมกับระบบอื่น ๆ ของห้องสมุดในมหาวิทยาลัยมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งนี้ โดยมีเป้าหมายเพื่อให้คณาจารย์และนักศึกษาของมหาวิทยาลัยสามารถเข้าถึงทรัพยากรทางวิชาการได้มากที่สุด ขณะเดียวกันห้องสมุดฮาร์วาร์ดพยายามขยายความร่วมมือดังกล่าวไปยังสถาบันอื่นด้วย เช่น MIT เพื่อลดค่าใช้จ่ายและทำให้เกิดการแบ่งปันทรัพยากรร่วมกัน อันจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการให้บริการของห้องสมุดทั้งในปัจจุบันและอนาคต

ตอนที่ 1   ตอนที่ 2   ตอนที่ 3   ตอนที่ 4